仕事をした対価としてもらう「費用」。個人事業主が避けては通れないのが、請求書の対応です。業務にかかった費用をもらうためには、契約を交わしている企業に対して、毎月請求書を発行する必要があります。

 

私も、毎月月初にはお世話になっているクライアントさんへの請求書発行業務を、必ず行なっています。幸い、私はまだ請求漏れがありませんが、知り合いのライターさんは、請求書を発行し忘れて、せっかくのお給料が振り込まれなかったのだとか……!

 

とはいえ、急に「請求書を発行して」といわれても、どんな項目が必要で、どのように作ればいいのかわからないですよね。

 

そこで本記事では、個人事業主のための請求書の作り方をステップごとに順を追ってご紹介します。発行するときのチェックポイントも併せてお伝えするので、参考にしてくださいね。

 

ひまわりちゃん
ひまわり

個人事業主として仕事をはじめて仕事を受けて『請求書を出してください』って言われたけど、請求書にはどんな要素が必要なんだろう?

 

ameri
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たしかに、はじめて発行するときは私も戸惑ったかも。私のフリーランス生活で学んだ必要な要素をお伝えするね!

 

請求書に必要な項目8つ

まずは、請求書に必要な項目をまとめて見ていきます。

1.題目

 

まずは「題目」です。タイトルというとわかりやすいでしょう。請求書の場合は、「請求書」と書くのが一般的。何についてが書かれているのかが一目でわかるために必要です。

 

2.請求先

 

続いてが「請求先」。請求先にはお世話になっている企業を記載します。誰に宛てて発行している請求書なのかを明示することが大切です。

 

3.発行年月日

 

発行年月日」も大切です。いつ発行された請求書なのかを明確にしておきます。発行年月日は企業によって指定がある場合があるので、事前に確認しましょう

 

「月末締めなので、月末で対応してください」という企業もあれば、「月初発行なので、月初の日時を記載してください」という企業もあります。それぞれに合わせて作成することをおすすめします。

 

4.請求書作成者

 

請求書作成者」も重要です。個人事業主の場合は、ここに自分の屋号や名前、住所や連絡先を記載します。

 

5.取引内容

 

請求書を発行するうえで「取引内容」は欠かせません。どのような内容の仕事をし、いくら請求すると契約しているのかを記載する必要があります。

 

6.請求金額

 

取引内容と併せて「請求金額」も記載しましょう。請求金額の認識が間違っていないか、事前に取引先と確認しておけるとなおよしです。

 

7.振込先

 

請求した金額をどこに振り込むのか、「振込先」の指定も請求書上で行ないます。銀行名・支店名・口座の種類・口座番号・名前を漏れなく記載しましょう。

 

8.支払い期限

 

支払い期限」も請求書の発行に必要不可欠な要素です。指定の口座にいつ振り込んでもらえるのか、支払い期限によって指定しましょう。

 

支払い期限は企業によって異なります。一般的には「月末締め・翌月末払い」が多いですが、私がこれまでお仕事をさせてもらった中には「月末締め・翌月15日払い」や「月末締め・翌々月5日払い」という企業もありました。こちらも発行前にしっかり確認しておくことをおすすめします。

 

請求書の作り方を10STEPで紹介!

請求書の作り方

請求書に必要な項目がわかったところで、続いては請求書の作り方を10個のステップに沿って紹介していきます!

 

STEP1.タイトルをつける

 

まずはタイトルをつけましょう。最上部にわかりやすく「請求書」と記載するのがおすすめ。パッと見たときにわかりやすくタイトルをつけておくのがいいでしょう。

 

STEP2.請求番号をつける

 

続いて、請求番号をつけます。請求番号は必須ではありませんが、管理するときにあると便利です。ちなみに、私は会社ごとに「1000_01」「2000_01」と請求番号を分けて振っています。

 

STEP3.発行年月日を記入する

 

発行年月日を記入しましょう。企業によって発行日のルールが異なるので、勝手に判断せずに事前に相談することをおすすめします。

 

STEP4.請求先企業(個人)の住所・企業名・部署名・担当者名を記入する

 

続いて、請求先の企業名や住所、部署名や担当者名を記載します。

 

企業名や、企業名と担当してもらっている部署名であれば「御中」を、担当者が決まっている場合は「」をつけるようにしましょう

 

STEP5.自分の住所・名前・電話番号を記入する

 

請求書には、請求する側の情報も必要です。自分の屋号や住所、名前や電話番号も記載しましょう。

 

捺印は必須ではありませんが、しておくことをおすすめします。する際は、はっきり見えるように捺印をしましょう。データで発行する場合は、電子印を用意しておくと便利です。

 

STEP6.取引内容を記入する

 

続いて、取引内容を記入します。取引の内容・数量・金額は必須です。単価と数量、合計金額を漏れなく書くように気をつけましょう。このとき、取引金額には税抜き金額を書きます

 

STEP7.税抜き金額を記入する

 

全ての取引内容が記入できたら、合計の税抜き金額も書き入れます。

 

STEP8.消費税額を記入する

 

税抜き金額の下に消費税額を記入します。企業によって内税・外税が異なるので、事前に確認しましょう

 

STEP9.請求金額を記入する

 

税抜き金額と消費税額の下に、合計の請求金額を記入しましょう。

 

STEP10.振込期限・振込先口座を記入する

 

最後に、企業のルールに則った振込期限と、自分の振込先口座を記入します。

 

請求書を作るときに確認しておきたい5つのチェックポイント

請求書を作るときに確認しておきたいポイント

続いて、請求書を作るときに確認しておきたいチェックポイントをご紹介します。

 

請求書を作るときについミスしてしまいがちなポイントはいくつかあります。

 

  • 締め日と支払い日
  • 金額は内税 or 外税?
  • 源泉徴収税は引く or 引かない?
  • 振込手数料
  • 捺印の有無

 

上記は認識違いや確認漏れでミスしてしまうことの多い項目。ミスをすると発行し直しの手間がかかってしまいます。先方にも手間をかけてしまうので、しっかりチェックしてから送るようにしましょう。

 

それではひとつずつ、詳しくご紹介します!

 

チェックポイント1.締め日と支払い日

 

まずは、締め日支払い日です。企業によってルールが異なるので、事前に確認しておきましょう。不安な場合は勝手に判断せず、すぐに質問するようにします。

 

チェックポイント2.金額は税込?税抜き?

 

金額が内税なのか外税なのかによって、合計金額が大きく変わります。案件の依頼の際に、内税・外税を伝えてくれる企業が多いものですが、中には金額のみを提示してくるクライアントさんもいます。

 

勝手に判断し外税で請求書を作ったら、実は内税で、結局請求書を作り直さなければいけなくなったということも。金額に関わる部分はフリーランスにおいて重要なので、しっかり確認することをおすすめします。

 

チェックポイント3.源泉徴収税は引いた金額を記載する?

 

消費税の他に確認しておきたいのが「源泉徴収税」について。企業が従業員に給与を支払うときに源泉徴収を行なうことは一般的に知られていますが、フリーランスにも該当する場合があります。

 

デザイナーやライターといった「源泉徴収の必要がある仕事」は、請求書に源泉徴収額を記載しなければいけないのです

 

ただし、請求する側が源泉徴収税を請求書に記入するのか、記入せずに企業が支払うときに引いてくれるのかは社内ルールで異なるようです。こちらもチェックしておくことをおすすめします。

 

チェックポイント4.振込手数料はどちらが負担する?

 

支払いには振込手数料が必ずかかります。これをどちらが負担するのかも、事前に確認しておくべき事項です。一般的には振り込む側が負担してもらえることの方が多いといえるでしょう。

 

手数料を負担してもらう場合は、備考欄に「手数料は貴社にてご負担いただきますよう、よろしくお願いいたします」と添えておくといいでしょう。

 

チェックポイント5.捺印は必要?

 

先ほど捺印は必須ではないとお伝えしましたが、企業によっては捺印必須のところもあります。押しておいて損はありませんが、企業のルールがどのようになっているのか、確認しておくと安心です。

 

請求書の作り方は主に3種類

請求書を作るツール

ここまで請求書の作り方をお伝えしてきましたが、どんなツールを使うかは紹介していませんでしたよね。請求書を作る方法は3つあります。

 

1.経理ソフトのテンプレートを使用する

 

まずは、経理ソフトのテンプレートを使用する方法です。

 

フリーランスにとって「確定申告」は避けては通れないもの。そのため、毎年の確定申告のために経理ソフトを活用して経理処理を行なっている人は多くいます

 

経理ソフトには請求書の発行ができるサービスも入っているので、テンプレートを使用することでスムーズに企業とのやり取りができるでしょう。

 

2.WordやExcelを使用する

 

WordやExcelを使用し、自分でテンプレートを作成する方法もあります。上記で紹介した項目を入れて、自分で手打ちしていく方法です。

 

一度テンプレートを作っておけば翌月から使い回しができるので、大変なのは最初だけだといえるでしょう。

 

ただし、ここで注意したいのが「ファイル形式」。WordやExcelで作った請求書をメールに添付するときには、必ずPDF化しなければいけません

 

PDF化しなければ、簡単にデータを修正できてしまううえ、バージョンによっては開けない・崩れるといった不具合も起こってしまうので、気をつけてくださいね。

 

ameri
ameri

請求書は『.pdf』の形式で送ると覚えておくと安心ですね。

 

ひまわりちゃん
ひまわり

なるほど。変換するように気をつけます!

 

3.手書きで作成する

 

毎月手書きで作成する方法もあります。アナログな方法なので、郵送でのやり取りの場合は簡単ですが、データでのやり取りが主流になってきている現在は、なるべく避けた方がいいでしょう

 

請求書を郵送する場合の封筒の書き方6STEP

封筒の書き方

請求書を送る方法は2つ。PDF化しメールに添付して送付する方法と、郵送する方法とがあります。大企業では郵送を採用しているところも多いため、請求書を送るときには封筒に入れて送付しなければいけません。

 

ここからは、請求書の封筒の書き方を順を追ってご紹介します。

 

STEP1.長形3号の封筒を準備する

 

まずは、長形3号の封筒を準備しましょう。長形3号はA4の書類を三つ折りで入れられるサイズ感。請求書は基本的に、書類と同じくA4サイズで印刷するので、長形3号でOKです。

 

STEP2.請求先の住所・企業名・部署名(or担当者名)を記入する

 

封筒のおもて面に、請求先の住所・企業名・部署名、必要であれば担当者名を記入します。先ほど請求書を作成するときに請求先として記入した内容と同じものを封筒にも書いておくと覚えましょう。

 

STEP3.「請求書在中」と記載する

 

大切な書類だということを知らせるとともに、企業内で経理の方へと届きやすくなるよう、封筒のおもて面に「請求書在中」と書きます。

 

封筒が縦型の場合は左下に、横型の場合は右下に書くのが基本的なマナーです。

 

STEP4.裏面に自分の住所・名前を記載する

 

封筒の裏面には、自分の住所と名前を記載しましょう。

 

裏面に継ぎ目がある場合は、継ぎ目の右側に住所を、継ぎ目の左側に名前を記載するのが一般的。継ぎ目がない場合は住所と名前を左寄せで記入します。

 

STEP5.封じ目を書く

 

請求書を入れて封をしたあと、封をした境目の中央に「封じ目」を書きましょう。」と書くのが一般的です。「〆」以外には「封」や「緘」という封じ目も利用されることがあります。

 

STEP6.切手をおもて面の左上部に貼る

 

そのままポストへ投函する場合は、切手を封筒のおもて面左上部に貼ります。郵便局の窓口で出す場合は、切手は貼らずにいてもOKです。

 

請求書の作り方をマスターして経理をスムーズに!

 

個人事業主と請求書の処理は切っても切り離せない関係。毎月やるべきことなので、できるだけスムーズに処理をしたいですよね。

 

必要事項を押さえながら、経理処理をより簡単に済ませられるよう工夫してみてくださいね。請求書はクライアントさんが関わることなので、しっかりチェックして業務を進めましょう。